📌🗂ORGANIZAÇÃO DCUMENTAL INTELIGENTE:VOCÊ APLICA AS 3 FASES?
01/04 📌🗂ORGANIZAÇÃO DCUMENTAL INTELIGENTE:VOCÊ APLICA AS 3 FASES?
Na sua empresa, os documentos são:
✅ Organizados por fase?
✅ Armazenados com lógica e estratégia?
✅ Ou estão todos misturados, ocupando espaço e atrapalhando decisões?
Se sua resposta é “ainda não”, venha comigo!
Precisa conhecer e aplicar as 3 fases do ciclo documental:
1. Corrente
2. Intermediaria
3. Permanente
Hoje Iremos falar da Primeira Fase!
🟢 1. Fase Corrente – Documentos vivos, que movimentam a empresa!
Nesta fase, os documentos estão em plena actividade, sendo utilizados para decisões, processos e tarefas do dia a dia. É onde a informação tem o maior fluxo de uso e exige acesso imediato.
👉 Se estão em uso, precisam estar à mão — mas organizados com inteligência!
• Faturas do mês actual (a pagar e a receber)
• Contratos ativos com clientes, fornecedores e prestadores
• Correspondências institucionais recentes
• Processos de RH em andamento (admissões, férias, ausências)
• Relatórios operacionais do mê
• Guias de impostos com vencimento próximo
• Notas de encomenda ou ordens de serviço em execução
📍 Onde devem estar?
• Em arquivos físicos acessíveis por pastas ou gavetas organizadas por sector
• Ou, preferencialmente, digitalizados e classificados por categoria, data, tipo e área responsável
• Devem estar ligados ao fluxo de trabalho diário
🔎 Como organizar correctamente?
• Usar etiquetas visuais e cores (por sector, urgência ou tipo)
• Manter nomes padronizados nos arquivos digitais
• Criar acesso restrito por utilizador quando digitalizados
• Actualizar os documentos regularmente e eliminar duplicados
📊 A HPS aplica sistemas digitais como o MozInFile para:
• Tornar os documentos da fase corrente rápidos de localizar
• Controlar o tempo de permanência nesta fase
• Definir datas para a transferência ao arquivo intermediário
💡 Dica importante:
🔁 Documentos nesta fase têm prazo de validade operacional.
Após o uso diário, devem ser reclassificados ou transferidos, evitando acumulação desnecessária.
📂 Organizar seus documentos é proteger o futuro do seu negócio.
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