CLASSIFICAÇÃO POR VALOR DOCUMENTAL
📌🗂 CLASSIFICAÇÃO POR VALOR DOCUMENTAL
Valor primário do Documento
✅ O que é?
O Valor primário é o valor imediato, funcional e actual que um documento possui logo após sua criação. Esse valor está directamente ligado à finalidade prática do documento, seja ela administrativa, jurídica, contabilística, operacional ou fiscal.
🔎 Características:
É útil a curto prazo.
Serve como instrumento para tomada de decisão, prova ou execução de tarefas.
Tem prazo de validade funcional: após sua função ser cumprida, perde seu o valor primário.
📂 Como arquivar:
Deve ser arquivado em acesso rápido (arquivo corrente).
Preferencialmente organizado por sector, tipo documental, ano ou número sequencial.
Deve ter índices de classificação claros, etiquetas e identificação por categorias.
📄 Exemplos de documentos com valor primário:
Contratos em vigor.
Facturas a pagar ou a receber.
Guias de pagamento de impostos do mês.
Processos de admissão de funcionários.
Actas recentes de reuniões.
📉 É importante saber desses detalhes porquê? :
✅ 1. Evita Acúmulo Desnecessário
Ao saber quais documentos ainda têm valor primário e quais já passaram para o valor secundário, sua empresa evita manter arquivos inúteis e libera espaço — físico ou digital
❌ Guardar tudo é tão máu quanto deitar tudo fora.
✔ O segredo é saber o que guardar, por quanto tempo, e onde.
✅ 2. Garante Conformidade Legal e Fiscal
Documentos com valor primário (como guias de imposto ou contratos vigentes) são essenciais para provar regularidade.
✅ 3. Facilita Auditorias e Tomadas de Decisão
Um arquivo bem classificado permite localizar rapidamente documentos activos ou históricos, optimizando o trabalho da contabilidade, recursos humanos, jurídico, etc
✅ 4. Reduz Custos com Armazenamento
Documentos sem valor podem ser eliminados após o prazo legal. Isso significa menos espaço físico ocupado, menos digitalizações desnecessárias e menos despesas com organização.
🎯 A HPS ajuda a sua empresa a:
✔ Identificar o valor dos seus documentos.
✔ Classificar e arquivar com inteligência.
✔ Garantir conformidade e segurança.
✔ Usar o MozInFile para acessar tudo com poucos cliques!
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📌 Ganhe tempo para crescer.
📌 Evite prejuízos invisíveis.
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